C’est incroyable tout ce que peuvent faire les applications de téléphones intelligents de nos jours : elles vous permettent de garder contact avec vos amis et votre famille, vous informent des dernières nouvelles, vous offrent des divertissements exceptionnels, vous aident à conduire sans vous perdre et vous aident même à trouver les étoiles dans le ciel!
Il n’est donc pas étonnant que diverses applications puissent aussi vous aider à améliorer la communication avec votre équipe, et au sein de votre équipe, d’autant plus que vos collègues arrivent tous au travail avec un téléphone intelligent sur eux!
Avantages des applications sur le plan de la communication et des activités opérationnelles
Les applications améliorent les communications au sein de votre équipe de diverses manières :
- Communications sur le terrain;
- Expérience de téléconférence;
- Partage de documents;
- Gestion de groupe;
- Planification des calendriers.
Grâce à une meilleure communication d’équipe, les activités globales du producteur autorisé tirent parti d’importants avantages :
- En faire plus en moins de temps;
- Optimiser la production;
- Prévenir des erreurs;
- Stimuler les résultats;
- Former les nouveaux employés plus rapidement;
- Déléguer davantage.
Choisir les applications qui vous conviennent le mieux
Nous avons d’abord partagé comment les applications comme WatsApp peuvent vous aider à communiquer plus rapidement avec les membres de votre équipe et à améliorer la communication dans un article précédent intitulé Cultivateurs passionnés recherchés!. Maintenant, dans le présent article, nous irons plus en profondeur en vue de vous aider à choisir, à configurer et à utiliser une application de communication dans le cadre de vos activités.
Des chefs de culture issus de différents producteurs autorisés ont partagé avec CANNA de nombreuses autres applications qui ont bien fonctionné au sein de leurs équipes. En voici quelques exemples :
- Microsoft Teams
- Skype
- Slack
- Zoom
- Jitsi
- Facebook Messenger
- Signal
- Telegram
- Discord
- Applications Google
Mais parmi toutes ces options, comment faire un choix éclairé? L’idée est de déterminer la plateforme qui convient le mieux à la taille et aux besoins de votre organisation. Voici quelques facteurs à considérer; lesquels sont les plus importants pour vous?
- Quel est le niveau de sécurité de l’application?
- Quel est le niveau d’accessibilité de l’application?
- Quel est le niveau de fiabilité de l’application?
- Pouvons-nous partager beaucoup de photos et de documents au quotidien?
- Est-il facile de retrouver des images envoyées antérieurement?
- L’application est-elle conviviale pour vos employés? (choisir des applications qu’ils connaissent déjà peut faciliter les choses)
- L’application est-elle gratuite ou payante?
s’agit d’une importante décision, alors prenez le temps de bien faire vos recherches et d’évaluer plusieurs options afin de faire un choix éclairé.
« Nous utilisons Microsoft Teams et Outlook, qui sont très utiles. Mais pour réduire les communications, nous utilisons aussi Smartsheets qui nous permet de remplir et d’envoyer des documents à l’administrateur du groupe afin qu’il collige toutes les infoMeurig Murray - Superviseur des plantes en floraison chez Zenabis Global inc.
Créer des groupes dans les applications
Le fait de créer des groupes pour filtrer les messages au sein de votre application assure que vos employés ne perdent pas leur temps à lire des messages qui ne les concernent pas et augmente la probabilité que tout le monde lise les messages importants. Vous pouvez aussi étiqueter vos documents et vos images pour les associer aux groupes appropriés afin que les membres puissent les retrouver facilement.
Bien sûr, n’hésitez pas à créer différents groupes, en fonction de la structure de votre équipe et de vos processus clés.
Comment gérer les groupes dans les applications
Une planification intelligente et des lignes directrices internes efficaces sauront ajouter de la valeur à votre application.
- Choisissez un administrateur pour chaque groupe. Cette personne sera responsable de déterminer qui doit faire partie du groupe, les informations et images qui y seront partagées et comment elles le seront.
- Établissez des règles de communication. Dans certains groupes de discussion, les messages peuvent être plus informels, alors qu’il faudra adopter un ton plus officiel et même plus structuré dans certains autres groupes. Vous pourriez, par exemple, prévoir un espace où votre équipe peut simplement discuter et faire des blagues pour décompresser en créant un groupe libellé « général ». Certes, certains groupes de discussion devront être très protocolaires, et vos messages devront suivre un format précis, par exemple lorsqu’il est question des horaires ou du contrôle des facteurs environnementaux. Mais pour la plupart des groupes, soyez flexibles et permettez les conversations décontractées, de manière à refléter le type d’échanges qu’on voit habituellement au travail.
- Publiez des documents opérationnels pertinents sur chaque groupe. Par exemple, vous pourriez publier des documents qui énoncent vos étapes de production pour la récolte et encore qui présentent vos procédures quotidiennes, hebdomadaires ou post-récolte en matière d’hygiène.
« Pour notre équipe de production, nous utilisons la solution Appuyer-pour-parler de Bell, qui fonctionne de manière similaire aux walkies-talkies, mais avec des capacités Wi-Fi et cellulaires. Tout ce qui peut faciliter la communication en vaut la peineAlexander Weiland Roy - Directeur de la production chez ORGANIGRAM LTÉE
Vous souhaitez améliorer la communication? Il y a une app pour ça!
Il existe de nombreuses applications gratuites ou à faible coût parmi lesquelles vous pouvez choisir pour optimiser le déroulement de vos activités, et vous faciliter la vie! Prenez le temps d’évaluer différentes applications et de bien configurer l’application choisie. Cet investissement en temps vous rapportera gros!
« Nous utilisons Microsoft Teams pour communiquer ensemble. Nous encourageons aussi nos chefs de culture, nos responsables de section de culture, la division de la lutte antiparasitaire intégrée et l’équipe de l’assurance de la qualité à télécharger l’application sur leur téléphone. Dans l’application, nous avons différentes équipes qui ont différentes responsabilités.
- Notre groupe de chefs de culture assure la fluidité du travail à l’échelle des installations et au sein de chaque section de culture.
- Notre groupe de responsables de section de culture aide les horticulteurs à communiquer avec moi concernant des problèmes potentiels dans les salles de cultures et me permet de les trouver plus facilement.
- Notre division de lutte antiparasitaire intégrée communique avec nous à propos des activités de lutte antiparasitaire biologique prévues.
- Notre groupe d’assurance de la qualité nous permet de faire part directement de nos préoccupations au directeur de l’assurance de la qualité et aux associés.
Grâce à l’application, nous pouvons aussi partager des photos, des documents et de la paperasse que nous avons remplie avec les différentes divisions. Il s’agit d’un outil très utile pour notre entreprise. »
-Bobby Bains - Chef de culture chez Delta 9 Bio Tech
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